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Processus accueil integration des nouveaux salaries

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Elle doit permettre au nouveau salarié de : – s'approprier les missions correspondant au poste pour lequel il est recruté ; – se situer dans les différents processus dans lesquels il aura à intervenir (qu'il sache qui fait quoi) ; – rencontrer son entourage professionnel : collègues, clients, fournisseurs ; – bénéficier, si besoin est, d'une formation en interne et/ou d'un accompagnement par une personne-ressource pour acquérir de nouvelles compétences techniques ou relationnelles.

II - Préparer l'arrivée du nouveau salarié L'assistant de gestion est amené à effectuer les tâches suivantes : – mettre le personnel de l'équipe, et éventuellement de l'entreprise, au courant de l'arrivée d'un nouveau collaborateur en indiquant son nom et sa fonction ; – vérifier que les formalités d'embauche sont bien abouties et s'inquiéter des éventuelles pièces encore manquantes ; – préparer le poste de travail : ce dernier doit être rangé, les matériels et équipements nécessaires aux tâches confiées au salarié doivent préalablement être vérifiés ; – réunir l'ensemble des informations et documents qui faciliteront la connaissance du nouveau contexte de travail : fiches de postes, procédures et modes opératoires.

Des éléments basiques sont à mettre en place : – un livret d'accueil des nouveaux salariés, qui pourra intégrer l'organigramme, les services, l'organisation (horaires de travail, lieux pour se restaurer, congés et absences…), le règlement intérieur, les avantages sociaux ou tout autre élément qui permettra au nouvel arrivant de se sentir à l'aise et d'être utilement informé, – la visite des locaux, – l'accompagnement à des fins de présentation des principaux collaborateurs, – la découverte du poste de travail avec la présentation des matériels et des procédures, – un ou deux entretiens avec le(s) responsable(s) direct(s) de la nouvelle recrue.

Sur le terrain, c'est le « pilote intégrateur », manager direct ou tuteur, qui doit prendre en main cette intégration : il s’agit d’abord pour lui de préparer l'équipe en place à accueillir le nouveau venu, donner à ce dernier tous les éléments nécessaires à leur investissement mais également suivre avec beaucoup d’attention les différentes phases de l'intégration afin de s'assurer que le nouvel embauché correspond bien aux besoins du poste.

Le processus d’accueil d’une personne doit être maîtrisé à l’instar des autres processus du système de management de l’entreprise grâce à : •    Des règles bien définies ; •    Un parcours d’intégration dont toutes les étapes doivent être respectées ; •    L’accueil doit faire l’objet d’un enregistrement administratif afin de garantir que le collaborateur prend son poste dans les meilleures conditions.

•    Les responsabilités et autorités doivent être définies et communiquées à la personne lors de sa prise de poste ; •    Les besoins en formation doivent être identifiés le plus tôt possible ; •    Il convient de veiller au sentiment d’isolement, aux moments d’inquiétude et de découragement qui peuvent survenir chez le nouveau collaborateur : vigilance et empathie de la part de la Direction et de l’encadrement permettront de prévenir ces « chutes de tension » qui peuvent avoir des conséquences importantes sur la satisfaction du client : c’est ici que le rôle de « parrain » doit prendre toute sa dimension.

On note plusieurs domaines ou niveaux d’intégration pour le nouveau salarié : • L’histoire et la culture de l’entreprise pour fournir les valeurs, le langage… • La politique globale de l’entreprise : découvrir les orientations stratégiques, son historique, ses chiffres clés… • L’humain : l’équipe avec laquelle va travailler le nouveau collaborateur • L’univers qui entoure le collaborateur avec l’identification de ses interlocuteurs internes/externes, des processus, des moyens mis à disposition par l’entreprise… • Une dimension plus pratique avec le règlement intérieur, la convention collective, les aspects RH… Quelles sont les étapes d’une bonne intégration.

Il convient de désigner une personne : volontaire pour assurer cette fonction ; ayant l’expérience de la fonction occupée par le nouveau ; connaissant bien le fonctionnement général de l’entreprise et de l’équipe ; pédagogue et prête à partager ses connaissances et son expérience ; suffisamment disponible et présente dans l’entreprise pour lui consacrer du temps ; organisée et structurée pour assurer un suivi régulier ; capable de prendre en compte les différences d’âge, de formation, de culture.

Il convient de : bien expliquer ce que l’on attend d’elle vis-à-vis du nouvel arrivant ; donner toutes les informations utiles concernant le salarié avant son arrivée ; préparer avec elle le programme d’intégration du salarié ; veiller à lui libérer du temps pour assurer cette fonction ; mettre en place un programme d’évaluation, en accord avec le supérieur hiérarchique.

Il s’agit de : identifier les activités ou les tâches essentielles de l’emploi ; évaluer le temps nécessaire à la maîtrise de l’activité ; répertorier pour chaque activité, les informations et les savoir-faire mobilisés ; réfléchir aux meilleurs moyens pour développer les compétences : travail en binôme, observation par le salarié des gestes à réaliser, sessions de formation hors poste de travail… Fiche 3 : Suivi du nouveau salarié Il est essentiel d’instituer un suivi grâce à la planification de rencontres régulières (hebdomadaire par exemple) et à la réalisation d’un support de travail permettant de conserver une trace.

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